Una porta aperta su come siamo e come lavoriamo: Tangible Playbook

Il nostro Playbook è uno spazio parzialmente pubblico in cui condividiamo informazioni su che cosa vogliamo che sia Tangible, quali sono i principi che ci guidano, come siamo strutturati e come lavoriamo insieme. È anche uno strumento che usiamo per condividere la conoscenza che i nostri team e le nostre persone accumulano lavorando sui progetti, per fare in modo che sia disponibile e consultabile per tutti i colleghi.

Circa 4 anni fa, con l’ingresso di nuove persone in Tangible, il genere di domande che sentivamo ripetere più spesso era di questo tipo:

  • “La settimana prossima presento le personas, qual è il template Tangible più recente che posso usare? 🥺”
  • “Non riesco a entrare su Invision, avete cambiato la password? 😡”
  • “Ho dubbi sul livello di fedeltà da tenere su questo prototipo. Mi fate vedere qualcuno di quelli che avete fatto voi?”
  • “Ho sentito che su quel progetto avete fatto una survey per indagare un problema simile a quello che abbiamo noi. A chi posso chiedere? 👉👈”
  • “Devo iniziare a lavorare alla Pattern Library, mi aiuti? Non mi ricordo bene tutti i passaggi che avevi seguito per quel progetto.”
  • “In questa iterazione iniziamo a esplorare il look&feel. Dove trovo degli esempi di moodboard che abbiamo creato per altri progetti?”
  • “Domani arriva la nuova designer. Che cosa posso dirle di Tangible? Help! 😱”
  • “Ho visto che state stampando le liberatorie, ma non vanno bene. Quelle sono vecchie! ☝️”

Vi suona familiare?
Col tempo, abbiamo cercato di rispondere a queste domande organizzando cartelle su Drive e Dropbox, condiviso informazioni su Slack, Trello o durante i nostri allineamenti. Ma era chiaro che non bastava. I problemi erano sempre quelli: quando ci scambiamo un’informazione, per quanto si possa prendere appunti e ascoltare attentamente, il vero momento in cui diventa “tua” è quando quell’informazione ti serve davvero. Chi te lo aveva detto? Dove lo avevi appuntato? A chi puoi chiedere? L’informazione che stai leggendo è aggiornata? Che figura ci fai a chiedere una cosa che ti avevano già spiegato?

Il nostro Playbook è nato pian piano, nel tentativo di rimuovere queste frizioni e risolvere questi problemi. È rimasto in incubazione per un paio d’anni, raccogliendo contenuti un po’ a casaccio. Poi, durante un internal day della primavera 2019, abbiamo deciso di lavorarci sul serio e farlo funzionare.
Il primo rilascio del Playbook doveva regalarci uno strumento che tutti noi saremmo stati in grado di usare e manutenere, perché avevamo definito le regole per farlo.

Cosa c’è in questo primo MVP

I contenuti consultabili nel Playbook sono pensati sia per chi lavora in ufficio, sia per chi lavora da remoto.
Contiene informazioni pubbliche sui nostri principi, la nostra organizzazione, il “wayfinding” interno su aspetti di amministrazione.
La parte più viva e corposa è quella riservata, in cui tutti i colleghi pubblicano e trovano Modelli e Template da scaricare e usare su altri progetti o per attività interne; oppure Deliverables realizzati per progetti reali, con informazioni di contesto e gli autori, per sapere a chi è possibile chiedere maggiori informazioni.

Per scelta condivisa, abbiamo spostato nel backlog tutti i contenuti relativi alla descrizione di alcuni dei nostri processi di lavoro. Dato che molti li avevamo già scritti, li abbiamo contraddistinti con un #wip e sono rimasti privati, in attesa di revisione. Sarebbe stato certamente utile poterli consultare nel Playbook, ma se avessimo aspettato di averli pronti, gli altri contenuti più circoscritti e semplici, che invece erano disponibili e utili, oggi non sarebbero online, accessibili a tutti.
Abbiamo spostato nel backlog anche alcuni fix che avrebbero richiesto un discreto lavoro extra, soprattutto dai nostri frontendisti. Perciò ci siamo fermati a questo primo MVP, che oggi stiamo usando e monitorando.

Building our shared knowledge

Durante Intersection Conference, abbiamo ascoltato con attenzione il keynote di Vladimir Cavalcanti, partner manager di Atlassian. Al termine, gli abbiamo mostrato il nostro Playbook, a ottobre ancora in wip, e gli abbiamo chiesto: “Come possiamo spingere i nostri colleghi a pubblicare contenuti? Sembra che il timore sia l’incertezza sulla bontà del contenuto o l’ufficialità dell’informazione che si sta pubblicando…”. Vladimir ci ha risposto:

“Dite ai vostri colleghi di scrivere e pubblicare, e poi chiedere feedback. Lasciate libera la sperimentazione, meglio avere più contenuti, magari non tutti utili o ben fatti, che pochi fatti molto bene. Solo così riuscirete a far diventare la vostra knowledge individuale una shared-knowledge.”

L’esperimento è iniziato e i contenuti pubblici puoi consultarli qui: https://playbook.tangible.is/

E ovviamente, i principi guida che abbiamo seguito per costruire il nostro Playbook sono gli stessi del nostro Manifesto: https://tangible.is/manifesto

Riferimenti

Hai visto altri Playbook o nella vostra azienda ne avete uno?
Hai qualche opinione da condividerci su un contenuto particolare?
Un suggerimento su una pagina che ti aspettavi di trovare?
Una curiosità? Scrivici o commentaci!
Intanto, ecco alcuni degli strumenti che abbiamo guardato per ispirarci e lavorare sul nostro.

  • Hanno Playbooks: è stato uno dei primissimi Playbook che abbiamo visto. Nel frattempo sono diventati 3;
  • Atlassian Team Playbook: ci piace tanto, soprattutto perché lo descrivono come tool di monitoraggio dello stato di salute del team, modo di sperimentare e un aiuto a essere concreti;
  • Automattic Product Experience Playbook: l’approccio eternal beta di Automattic ci ha convinto a superare gli indugi. E poi raccontare il design (processi, competenze, ruoli, outcome…) come pianeti è magico;
  • Basecamp Career Handbook: più che un Playbook, un Handbook su come si fa carriera in Basecamp. Ma questa è un’altra lunga storia…;
  • Nebulab: un bell’esempio di Playbook tutto italiano, ci piace molto il lavoro che hanno fatto sull’organizzazione dei contenuti.

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