Workshop con Davide ‘Folletto’ Casali e Jacopo Romei

Il leitmotiv dell’ultimo anno in GNV&Partners è stato cercare un metodo di lavoro comune ed efficace.
Marianna, Luca ed io venivamo da anni di lavoro insieme, in cui tanta informazione rimaneva implicita proprio grazie ad una grande conoscenza reciproca, e un metodo di lavoro contaminato dall’Agile, ma estremamente flessibile per adattarsi a progetti e clienti diversi. Ilaria veniva invece un’esperienza di molti anni all’interno di un team di sviluppo che lavora con metodi agili in maniera molto più strutturata, ma proprio per questa sua rigidità più adatta allo sviluppo che al design. Fabio infine veniva da esperienza di startupper e sviluppatore, con un approccio più orientato alla gestione del prodotto o del team e meno verso il cliente-committente.
Tanti modi di lavorare e tante idee, ma farli coesistere e trarne il meglio richiedeva del lavoro.

Negli ultimi 12 mesi abbiamo fatto esperimenti.
Abbiamo dato vita ad una serie di piccoli MVP del nostro metodo di lavoro, da provare per un determinato periodo di tempo, per testarne l’efficacia e la sostenibilità. E poi cambiare e reiterare.

Ogni esperimento richiedeva di provare qualcosa di nuovo o di diverso, o di “prendere in prestito” il metodo di lavoro di un altro (Ilaria e Fabio, ad esempio) e utilizzarlo per un periodo di tempo. Questo significa accettare cambiamenti, staccarsi da pratiche abituali e rassicuranti e affrontare la paura e la tensione di qualcosa che non senti del tutto tuo. Vuol dire anche lasciare il timone e le scelte temporaneamente a qualcun altro per consentirgli di “implementare” il nuovo metodo nel workflow di tutti i giorni e guidare il cambiamento.

Non è stato facile.
Anzi, non è facile, affatto, e il cambiamento e gli esperimenti continuano tutt’ora.
Tuttavia ricerca e cambiamento sono fondamentali, specie in un mondo e un mercato, come il nostro, che cambia così rapidamente.

In primavera abbiamo sentito l’esigenza di confrontarci con qualcuno più esperto di noi per darci una mano (o una spinta) in questo processo di cambiamento e di ricerca di un metodo di lavoro efficace.

A fine maggio abbiamo investito un weekend per fare un workshop di due giorni con Davide ‘Folletto’ Casali e Jacopo Romei, per aiutarci, con una serie di esercizi e giochi, a capire come lavorare meglio insieme.

Giorno 1 – Metodo

La prima giornata di workshop è cominciata cercando di mappare il nostro flusso di lavoro e, per i nostri due coach, cercando di capire ruoli e pain-points di ciascuno all’interno del workflow quotidiano.
Attraverso un esercizio a metà tra una retrospettiva a timeline e una sessione di Event Storming (e qualche centinaio di post-it) abbiamo dapprima buttato giù le attività che svolgiamo all’interno di GNV&Partners, dopodiché le abbiamo disposte su una linea temporale e infine le abbiamo clusterizzate cercando di individuare delle fasi di lavoro.
A seguire abbiamo raccolto i pain-points e abbiamo provato a proporre soluzioni semplici e attuabili da subito.

Fino a qui tutto bene.

Nel pomeriggio abbiamo infine fatto degli esercizi di “visione”, cercando di scrivere degli elevator pitch di GNV&Partners.
Questo esercizio ha iniziato a far emergere i primi disallineamenti tra di noi, in cui i valori che ciascuno proietta sulla società e la visione, o l’ambizione, per il futuro non sempre coincidevano.

Giorno 2 – Company culture

Proprio alla luce della chiusura del primo giorno e di questi disallineamenti, il secondo giorno è stato dedicato ad esercizi per esplorare, scoprire, confrontare e definire la nostra cultura aziendale e i nostri valori.

Partendo dall’elevator pitch di GNV&Partners, l’esercizio ci ha portato a immaginare e disegnare l’immagine della società da qui a due anni. Che cosa sarà successo tra due anni? Cosa si dirà di GNV&Partners se la vision espressa nell’elevator pitch avrà successo?

Fino a qui ancora tutto bene.

Dopodiché i nostri due coach, dopo aver confabulato parecchio tra loro, enunciano la consegna dell’esercizio successivo: “Data questa visione di GNV&Partners tra due anni, immaginatela come un’ecosistema e disegnate la città che possa supportare questa visione.” — Facce interrogative. — “Avete presente Sim City? Avete 6 fogli A5 come terreno e i post-it come edifici. Costruite la città che incarni l’ambiente che possa sviluppare la GNV&Partners che vi immaginate tra 2 anni.”

Dirompente.

In quel momento ho avuto la sensazione netta e intensa che quello sarebbe stato l’esercizio che avrebbe marcato la giornata e probabilmente l’intero workshop.

Chi ha iniziato a sedersi per terra con carta e pennarelli, in modalità costruzione coi Lego da bambino; chi ha iniziato affidandosi a cluster e checklist; chi ha disegnato tutti gli edifici sui post-it in modo che combaciassero come tessere di un puzzle; chi ha piegato i post-it in modo da creare una sorta di pop-up book.

Sospesi tra confusione ed entusiasmo, tra vincoli e creatività, tra coinvolgimento nel gioco e pensiero analitico, ognuno ha messo in realtà nel proprio modello di città molto di più che semplicemente quanto necessario a dare origine alla propria visione di GNV&Partners tra due anni.
I modelli, poi raccontati a turno al resto del team, erano pieni di ricordi, di proiezioni del proprio passato, delle cose che contano per ciascuno di noi, di proiezioni future e di crescita (chi pensa alla propria città come una New York, chi come un borgo del centro Italia), del proprio approccio alla vita e al lavoro (chi inserisce i luoghi di culto, chi le banche, chi i musei).
Più o meno consciamente abbiamo riversato nei nostri modelli i nostri valori e la nostra cultura. Ciò di cui siamo intrisi e che necessariamente portiamo e trasmettiamo in una società che sentiamo nostra.

Un momento e un esercizio, personalmente, anche per poter lanciare un messaggio al mio team ed enfatizzare i valori su cui poggia la cultura di GNV&Partners e che mi sono sempre impegnato a “mettere in circolo”. Mai per imposizione (o almeno spero, questa era la mia intenzione), più spesso per contaminazione: una parola oggi in pausa pranzo, un libro nuovo domani nello scaffale, un video di una conferenza postato nella chat di gruppo, ecc.

La discussione che si è originata alla fine dell’esercizio dei modelli di città si è prolungata anche a cena e dopocena, e nelle settimane successive, con spunti e riflessioni molto interessanti. Senza dubbio abbiamo imparato qualcosa in più di ognuno e di noi come gruppo. Ci conosciamo meglio. Abbiamo capito qualcosa di più di come ragiona ognuno.
Abbiamo tirato fuori tanto implicito e tante cose che non è facile dirsi.
Abbiamo meno paura.

Il team al completo con i nostri coach

E ora?

E’ passato qualche mese.
Ci siamo immersi di nuovo nella routine dei progetti, delle deadline, dei to-do quotidiani, dei problemi. Quella routine dove tutto passa veloce e c’è poco tempo per pensare.
Stiamo traendo beneficio dal workshop? Stiamo lavorando meglio? Ci stiamo relazionando meglio come gruppo e come team?

Di cose che non funzionano ce ne sono ancora tante e c’è bisogno di spegnere i motori e parlarci senza il rumore di fondo e lo stress dei progetti.
Per questo recentemente ci siamo presi un giorno di stop per fare una retrospettiva cross-progetto e confrontarci di nuovo sui valori emersi durante il workshop, traendone nuove azioni e nuovi esprimenti da provare a mettere in pratica.

Si è conclusa un’altra iterazione della nostra crescita.
Dobbiamo misurare e imparare.

E poi costruire di nuovo.

 

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