Facilitare uno UX book club

Creare l’agenda di un meeting può sembrare semplice. Combinare però il giusto mix di attività per far sì che la discussione scorra il più fluida possibile restando negli argini nel tema è tutt’altro che semplice. Ecco la storia di come l’abbiamo organizzata e vissuta.

Il 30 settembre in GNV si è tenuto uno UX Book Club sul tema del libro Lean UX di Jeff Gothelf.
In realtà era il secondo appuntamento sullo stesso libro, visto che il 10 luglio presso Officine Patelli di Bologna c’era stata un’altra serata del club, con lo stesso argomento.
Purtroppo però noi di GNV non siamo riusciti a partecipare – e come noi anche altri – così abbiamo proposto un bis nei nostri uffici.
Questa è la storia di cosa è successo e di come è stato organizzata la serata e il meeting.

Tutto parte dagli obiettivi

In una call con Paolo Montevecchi – “spingitore” ufficiale del club romagnolo – ci siamo allineati sulle aspettative e i ruoli: noi di GNV saremmo stati i contenitori (inteso come spazio e calda ospitalità) e allo stesso tempo partecipanti mentre Paolo per questa volta sarebbe stato libero di partecipare ai contenuti mentre io mi sarei occupato di creare l’agenda e facilitare la serata.

Questa distinzione tra contenuti e facilitazione può sembrare banale oppure “cervellotica” ma in realtà è estremamente funzionale: di fatto permette al gruppo di concentrarsi sui contenuti, mentre il facilitatore restandone estraneo può osservare le relazioni e le connessioni. È uno dei pochi casi dove la struttura crea opportunità mentre si potrebbe pensare invece l’opposto.

Gli obiettivi che mi ero dato per la serata erano:

  • Evitare che il 20% delle persone occupino a voce l’80% del tempo
  • Creare lo spazio sia per gli esperti che per i neofiti
  • Ridurre il più possibile la gara “a chi lo avesse più lungo”
  • Creare un momento il più possibile connesso con la pratica e la realtà

Creare il contesto

La sera non è il momento più energico che ci sia per questo tipo di confronti. La giornata è stata lunga, il cliente ha fatto quello che fa di solito e chissà cos’altro…
Inoltre le persone venivano per questa occasione un po’ dappertutto (Bologna, Jesi …).

Per questo motivo abbiamo creato un “contenitore” che avesse come orario di arrivo e di fine qualcosa di compatibile: arrivo dalle 19, inizio serata alle 20, chiusura alle 22:30.
Questo ha permesso di:

  1. Creare una finestra abbastanza ampia per permettere a tutti, soprattutto quelli più lontani, di arrivare in orario dopo le classiche 18:30 (orario in cui si esce dall’ufficio);
  2. Accogliere gradualmente in un tempo reso esplicito le persone. Questo momento è fondamentale perchè nascono discussioni che alleggeriscono e permettono lo scarico della giornata (oltre che sono proprio belle!);
  3. Tranquillizzare le persone con l’orario di chiusura, togliendo l’imbarazzo di fare quelli che a una certa ora se ne vanno;

Icebreaker

Questo gruppo/club è fatto di persone che non necessariamente si conoscono tra loro. Questo fa sì che nella stessa stanza non tutti sappiano chi siano gli altri. Saranno amici o nemici? Più bravi o più antipatici? Chissà…
In casi simili può succedere che non tutti si sentano a loro agio nel parlare in pubblico o a esporsi; oppure succede l’opposto, ossia che ci si gonfia come dei gorilla per difendersi e mostrare autorevolezza.
Immaginate un giro di presentazioni dove il primo è un designer, il secondo è un design manager, il terzo è un head of design ed il quarto un design guru … rischiamo di finire che l’ultimo è Pininfarina!
Tutto questo rappresenta delle minacce rispetto agli obiettivi che mi ero dato. Come facilitatore cosa potevo fare?

Gli icebreaker – che potremmo tradurre con “rompere il ghiaccio” – sono minigiochi da poter utilizzare in contesti seriosi.

Ne esistono una tonnellata e vanno dal disegno ai giochi di posizione in una stanza alle cose che si possono fare intorno a un tavolo. Servono principalmente a sciogliere le barriere iniziali e a permettere di aprirsi.

Icebreaker - Giro di presentazioni

Icebreaker – Giro di presentazioni

Visto il numero di persone – idealmente 30 – e la configurazione dello spazio, ho scelto un giro di presentazioni che mettesse un po’ tutti in “ridicolo”.
Le regole erano semplici:

  • Se il tuo nome ha come prima vocale la A, devi dire il tuo nome in acuto e poi che lavoro fai
  • Se la vocale era la E, il nome va detto con tono basso
  • Se la vocale era la I, va detto saltando
  • Se la vocale era la O, va detto con tono che prima sale e poi scende
  • Se la vocale era la U va detto tono che prima scende e poi sale

La sensazione di mostrare una cosa buffa, un possibile difetto, e che tutti ridano di tutti rende questa attività veloce e propedeutica, alleggerendo e preparando il terreno alla fase di dialogo.
In realtà in fase di preparazione ne avevo preparati due e a seconda del numero di partecipanti e della “energia” della stanza avrei usato uno o l’altro.

Icebreaker - Hoang si presenta in gran stile e "rompe il giaccio" per tutti

Icebreaker – Hoang si presenta in gran stile e “rompe il giaccio” per tutti

La board è delle persone

La board è delle persone

E con questo abbiamo usato 10 minuti circa delle 2 ore e mezza a disposizione.

Preparare le attività

Ok, ora immaginate il contesto.
A partecipare ci sarebbero stati frontendisti e visual designer, gente esperta e gente neofita, persone che han letto il libro e chi no, imprenditori e dipendenti, ascoltatori e scettici.

Le paure principali che avevo erano:

  • Chi si ritiene meno esperto avrà il coraggio di dire “non ho capito questo”?
  • Come evitare i “mitomani” dei libri, quelli che pensano che siano la Bibbia?
  • Come evitare gli scettici per eccellenza, che sputano su tutto?
  • Come evitare che l’esperto parli per 30 minuti?
  • Come ridurre la probabilità che si generino discussioni basate sul “io ho ragione e tu no”?

Per creare le attività che permettessero il dialogo e lo sviluppo dei contenuti ho cercato di seguire lo schema di GameStorming: Divergere, Emergere e Convergere.

Nella prima fase del meeting, un po’ come in una retrospettiva, ho cercato di strutturare una board che permettesse di raccogliere individualmente quante più informazioni possibili.

Board di raccolta - Grazie a @decarola per lo schema - http://blog.ops.is/2014/10/01/ux-book-club-gnv-e-lean/

Board di raccolta – Grazie a @decarola per lo schema – http://blog.ops.is/2014/10/01/ux-book-club-gnv-e-lean/

L’introduzione della board è stata descritta così:

  • nel riquadro UP mettiamo le cose del libro che ci sono piaciute
  • nel riquadro DOWN mettiamo le cose non ci sono piaciute
  • nel riquadro DUBBI mettiamo le perplessità o le cose che non ci tornano, sia sul libro che “per sentito dire”
  • nel riquadro PRACTICE mettiamo gli esperimenti

Ed ora, 10 minuti di generazione individuale di post-it, senza confronto con altri. Ognuno avrebbe potuto scrivere quello che voleva nell’ordine che voleva e appiccicarlo alla board quando voleva.

Quest’aspetto della generazione individuale è parecchio semplice ma strategico. Nella relazione/dialogo tra persone possono arrivare – in maniera più o meno voluta – dei piccoli “tilt” che bloccano la generazione di post-it, qualsiasi cosa essi rappresentino. Può essere un giudizio prematuro di un idea o una manipolazione della maggioranza verso una minoranza.

E’ efficace separare la fase di divergenza (principalmente individualista) da quella di convergenza (tendenzialmente collettiva).

Dopo la generazione arriva la clusterizzazione, ossia l’aggregazione – in questo caso all’interno dei quadranti – per semantica. Per fare questo ho chiesto che fossero a turno 3 volontari. Se i cluster li avessi creati io – senza chiedere al gruppo – avrebbe creato distanza tra le persone alla board (ossia i temi) e avrebbe reso più debole l’ingaggio con la discussione. Quindi in 10 minuti le persone (4 gruppi di tre persone, uno per ogni quadrante) hanno creato i gruppi semantici.

Clustering

Clustering

Clustering

Clustering

Ed è passata circa mezzora delle due ore e mezza a disposizione.

Ora il confronto, la discussione

Ecco che arriva la fase emergente della serata, quella dove la pianificazione o la previsione a priori è praticamente tempo perso. Qui non puoi pensare di sapere cosa possa succedere, puoi solo immaginarlo e giocartela e noi ce la siamo giocata.

La mia idea – pensata prima e poi messa in pratica – è stata quella di mettere in relazione i cluster di quadranti diversi.
Un esempio: c’era un blocco di dubbi sulle personas, che tra l’altro era presente anche in altri quadranti. Ho scelto – io, non il gruppo – di partire da quello e chiedere chi avesse scritto i singoli post-it. A ‘sto punto, partendo dal quadrante dei dubbi, ho chiesto prima a chi avesse messo mi piace o non mi piace di parlare di questo tema, più precisamente i dubbi, e poi ho chiesto la stessa cosa a chi avesse messo il tema nella pratica. Questo circolo non è stato semplice gestirlo ma a mio avviso ha permesso di affrontare il tema in una relazione di dialogo abbastanza efficace. E quando poi il tema si asciugava o si sentiva che perdeva di intensità – cercavo di capirlo osservando i volti del gruppo – si passava ad un altro.

Questa parte è andata avanti fino alle 22:30.

La nostra board con i link tra i topics

La nostra board con i link tra i topics

Conclusioni

Imprevisti

Nella mia preparazione di agenda avevo preparato una attività di chiusura, volta alla convergenza. L’obiettivo era che ognuno si portasse a casa qualcosa. Purtroppo le ultime discussioni su MVP, su contratti, sul livello di importanza del visual in un MVP sono risultate molto ricche e ho scelto di togliere quella attività e di chiudere con un semplice saluto.

Creare una agenda non significa non poter improvvisare. Lo scopo non è seguire l’agenda ma è facilitare il più possibile il gruppo nel raggiungere i suoi obiettivi, in questo caso avere un confronto sul libro.

Io mi sono divertito

E’ stata per me una sfida interessante e devo dire che questo modello, nato “scopiazzando” un po’ di principi e di attività da altre cose può essere valido per altri contesti simili. Se qualche UX Book Club volesse ripeterlo e avete domande contattateci.

Momento marketing – Lean UX in Italia

Per chi non lo sapesse il 30 gennaio Jeff viene in Italia a tenere un workshop.
Se volete info più dettagliate potete visitare il sito www.leanuxday.it. E’ un opportunità interessante!

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Ringraziamenti

Grazie a Marianna per avermi aiutato nell’organizzare lo spazio e l’accoglienza. Molte cose nell’ufficio sono state messe in quel posto e in quel modo per un motivo ben preciso.
Grazie a GNV per la fiducia che mi ha dato nel facilitare questa serata.
Grazie al club che si è aperto e affidato ad aprirsi e a giocare per una serata.

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