Policy reclami e segnalazioni

1. Scopo e finalità

Tangible Srl SB si impegna a mantenere i più alti standard etici e professionali. Questa policy stabilisce un meccanismo formale per ricevere, gestire e rispondere a reclami e segnalazioni riguardanti politiche aziendali, comportamenti non etici o altre problematiche.

Il presente documento definisce le procedure per garantire che tutte le segnalazioni siano trattate in modo equo, tempestivo e riservato, assicurando la protezione di chi segnala e la risoluzione efficace delle problematiche sollevate.

2. Ambito di applicazione

Questa policy si applica a:

• tutti i dipendenti, consulenti e collaboratori di Tangible
• clienti, fornitori e partner commerciali
• qualsiasi soggetto terzo che interagisce con l'organizzazione

Il meccanismo di reclamo è disponibile per chiunque desideri segnalare comportamenti o situazioni che possano essere in contrasto con i valori e le politiche aziendali.

3. Tipi di segnalazioni accettate

Il meccanismo di reclamo gestisce:

• violazioni delle politiche aziendali
• comportamenti non etici o inappropriati
• discriminazione, molestie o comportamenti offensivi
• conflitti di interesse
• questioni relative alla qualità del servizio
• violazioni del Codice Etico aziendale
• problematiche relative alla sicurezza sul lavoro
• questioni ambientali e di sostenibilità

4. Modalità di segnalazione

4.1 Accesso pubblico

• Modulo online disponibile su https://tangible.is/codice-etico
• Accessibile senza necessità di registrazione o autenticazione
• Disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Disponibile in italiano e inglese

4.2 Garanzia di anonimato

• Possibilità di effettuare segnalazioni completamente anonime
• Opzione di fornire contatti per ricevere feedback (facoltativa)
• Protezione assoluta dell'identità del segnalante quando richiesta
• Separazione delle informazioni di contatto dai contenuti della segnalazione

5. Processo di gestione

5.1 Ricezione e registrazione

• Tutte le segnalazioni vengono ricevute automaticamente dal team dedicato (segnalazioni@tangible.is)
• Registrazione immediata nel sistema di tracciamento interno
• Assegnazione di un codice di riferimento univoco

5.2 Conferma di ricezione

• Invio di conferma di ricezione entro 3 giorni lavorativi (se forniti contatti)
• Comunicazione del codice di riferimento per eventuali follow-up

5.3 Valutazione preliminare

• Esame preliminare della segnalazione entro 5 giorni lavorativi
• Classificazione per gravità, urgenza e competenza
• Assegnazione del caso al responsabile competente

5.4 Indagine e Approfondimento

• Avvio dell'indagine approfondita entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione
• Raccolta di evidenze, documentazione e testimonianze
• Mantenimento della massima riservatezza durante tutto il processo
• Coinvolgimento delle sole persone necessarie per la risoluzione

5.5 Risoluzione e comunicazione

• Conclusione dell'indagine e decisione finale entro 15 giorni lavorativi
• Comunicazione dell'esito al segnalante (se forniti contatti)
• Implementazione di azioni correttive, disciplinari o di miglioramento quando necessarie
• Documentazione delle azioni intraprese

6. Protezioni per il segnalante

6.1 Divieto assoluto di ritorsioni

• Tangible vieta rigorosamente qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o trattamento sfavorevole nei confronti di chi segnala in buona fede
• Protezione estesa anche a chi fornisce assistenza nelle indagini
• Misure disciplinari severe contro chiunque attui forme di ritorsione

6.2 Riservatezza e protezione dei dati

• Tutte le segnalazioni sono trattate con la massima riservatezza
• Accesso alle informazioni limitato esclusivamente alle persone necessarie per l'indagine
• Conservazione sicura dei dati nel rispetto del GDPR
• Possibilità di distruzione dei dati personali su richiesta del segnalante

6.3 Supporto al segnalante

• Assistenza e supporto durante tutto il processo per chi si identifica
• Possibilità di richiedere aggiornamenti sullo stato della segnalazione
• Canali di comunicazione dedicati e protetti

7. Tempi di risposta e garanzie

7.1 Tempistiche garantite

• Conferma di ricezione: entro 3 giorni lavorativi
• Avvio indagine: entro 5 giorni lavorativi
• Conclusione processo: entro 15 giorni lavorativi
• Comunicazione esito: entro 3 giorni dalla conclusione

7.2 Escalation

• In caso di segnalazioni particolarmente gravi o complesse, i tempi possono essere estesi previa comunicazione al segnalante
• Possibilità di escalation al Consiglio di Amministrazione per casi critici

8. Reporting e trasparenza

8.1 Report annuale pubblico

• Pubblicazione annuale di statistiche aggregate delle segnalazioni ricevute
• Analisi delle tipologie di problematiche più frequenti
• Rendicontazione delle azioni di miglioramento implementate
• Dati anonimi e aggregati per garantire la privacy

8.2 Monitoraggio continuo

• Revisione trimestrale dell'efficacia del meccanismo
• Analisi dei tempi di risposta e soddisfazione del processo
• Aggiornamenti della policy quando necessario
• Formazione periodica del personale coinvolto

9. Responsabilità e governance

9.1 Team segnalazioni

• Responsabile della gestione operativa: Impact Manager
• Supervisione: Consiglio di Amministrazione
• Coinvolgimento di consulenti esterni quando necessario

9.2 Formazione e sensibilizzazione

• Formazione periodica per tutto il personale sul meccanismo di segnalazione
• Comunicazione regolare dell'importanza della cultura etica
• Promozione di un ambiente di lavoro aperto e trasparente

10. Contatti e Accesso

Email team segnalazioni: segnalazioni@tangible.is
Modulo online: https://tangible.is/codice-etico
Orari di disponibilità: 24/7 per segnalazioni online

Per segnalazioni urgenti che richiedono intervento immediato, contattare direttamente la direzione aziendale: https://tangible.is/contatti.

11. Entrata in vigore e revisioni

Questa policy entra in vigore dal 1 luglio 2025 ed è soggetta a revisioni periodiche almeno annuali o quando richiesto da cambiamenti normativi, organizzativi o operativi.

La policy è parte integrante del sistema di governance etica di Tangible e supporta il mantenimento della certificazione B Corp e dello status di Società Benefit.

Approvata dal Consiglio di Amministrazione in data: 30 giugno 2025