Tangible + R-Everse: come abbiamo reso efficace una collaborazione 100% remota

Così è stato anche crescendo: il nostro team risiede in città diverse e, a seconda dei casi, le persone vengono in ufficio quasi tutti i giorni, un paio di giorni a settimana o qualche giorno al mese. Abbiamo contratti di Smart Working in essere da prima che in Italia diventasse un tema di attualità.

Dal 5 marzo 2020, per via dell’emergenza da COVID-19, da lavoro remoto siamo passati a lavoro distribuito al 100%, chiudendo temporaneamente la nostra sede e lavorando tutti da casa, come gran parte delle aziende italiane. 
In questo cambio di paradigma, anche le relazioni commerciali con i nostri clienti e la gestione dei progetti in corso è diventata completamente online, senza incontri fisici. 

Proprio in marzo siamo entrati in contatto con R-Everse e abbiamo iniziato una conversazione su un possibile nuovo progetto. Con Daniele, CEO di R-Everse, non ci siamo mai incontrati di persona. 
Abbiamo costruito le basi della collaborazione e dato vita ad un progetto di ampio respiro nel pieno del lockdown, in un momento in cui la fiducia sembrava la moneta più scarsa in circolazione. 

Dopo quasi 4 mesi di proficua collaborazione tra le due aziende abbiamo deciso di raccontare i principi e le modalità di lavoro che ci hanno consentito di lavorare bene, come un unico team, nonostante fossimo completamente distribuiti. 
Ne parlano in una breve intervista, Daniele Bacchi, CEO di R-Everse e Ilaria Mauric, Head of Design di Tangible.

Il design è collaborativo

Nel nostro Manifesto diciamo che il design è collaborativo e ciclico, e non è uno slogan. 
Creare lo spazio di collaborazione efficace con i nostri clienti è parte integrante del nostro processo di lavoro e della concretezza che sta alla base del nostro stesso brand. 
Concordare e condividere le modalità di scambio, di feedback e di planning, così come mettere a disposizione i tool di collaborazione di progetto si sono dimostrate pratiche fondamentali per lavorare insieme e tenere allineati i due team, di R-Everse e di Tangible.

In questo frangente, abbiamo fatto affidamento al 100% su strumenti online e condivisi, con l’intenzione di rendere disponibili a tutti e nello stesso momento tutte le informazioni del progetto.
Anche gli sketch su carta, le lavagne con i post-it e quegli artefatti che tipicamente risiedono in ufficio sono stati spostati online su Miro. 
Abbiamo così creato uno spazio, un Information Radiator, che fa da hub e da riferimento per tutti i materiali e le attività di progetto, aggiornabile da tutti in ogni momento e visibile per tutte le persone coinvolte.
Proprio la visibilità è centrale nel consentire una collaborazione efficace e paritaria, in cui ogni fase del lavoro è esposta al cliente e il feedback è possibile in maniera rapida e puntuale. E mantenere stretto il ciclo del feedback è vitale per evitare debito tecnico e disallineamento tra i due team, e tra avanzamento del progetto e obiettivi. 

Anche i meeting vanno progettati 

In questi mesi di lavoro distribuito abbiamo consolidato la consapevolezza che i meeting non di persona hanno bisogno di maggiore preparazione rispetto al solito. 
Si tratta soprattutto di comprendere che ci sono momenti di lavoro sincrono e asincrono, e quindi ottimizzare affinché il momento sincrono del meeting sia di massimo valore per tutte le persone coinvolte. 

Questo significa progettare e distribuire attività preparatorie prima del meeting stesso, per anticipare fasi di raccolta informazioni o di generazione, utilizzando lo spazio sincrono per il confronto e la costruzione di soluzioni comuni e condivise. 
Allo stesso modo, le attività di follow-up, consolidamento e approfondimento funzionano meglio in modalità asincrona, assegnandosi dei compiti a casa in chiusura di meeting e trovando altri canali per trasferirsi le informazioni in seguito e per sedimentarle (un Information Radiator centralizzato, di nuovo, è necessario).

La fiducia si costruisce lavorando assieme 

Il fatto che le due aziende condividessero una cultura legata ai principi agili è stato senza dubbio una condizione di base favorevole. Tuttavia la volontà di mettersi alla prova sul campo, in tempi brevi, privilegiando contratti snelli e progetti incrementali è stato il fattore chiave nel costruire la relazione tra i due team.
La fiducia è nata nell’essersi messi all’opera per condividere strumenti e modalità di lavoro, con spirito di collaborazione per far partire il progetto rapidamente, unito alla reciproca apertura ed entusiasmo a imparare, ad accettare anche approcci nuovi e trarre dalla situazione emergenziale un’opportunità di lavorare in modo diverso. 

L’emergenza come acceleratore e come lente di ingrandimento

Molti dei punti che Daniele e Ilaria toccano nell’intervista e che ho ampliato in questo articolo non sono né nuovi né ground-breaking. 
In molti casi si tratta di pratiche che di per sé rendono il lavoro più efficace, la collaborazione basata sulla fiducia, i meeting efficienti e i progetti snelli.
Si tratta anche di temi di cui si parla da tempo. Si parla, appunto. 

L’emergenza è stata un’occasione per rivalutare alcune pratiche, metterle sotto esame, sotto stress o adottarne di nuove con dei tempi che in condizioni normali sarebbero stati più lunghi, rallentati dall’inerzia delle abitudini.
È stata un acceleratore per agire, per connettere principi e pratiche. Su alcune di queste torneremo a sperimentare, mentre altre rimarranno, anche superate queste fasi di crisi.

Un ringraziamento speciale a Daniele Bacchi e Beatrice Böhm di R-Everse, per il contributo all'intervista e alla realizzazione di questo video, e a Ilaria Mauric, Edoardo Sportelli e Paolo Valzania di Tangible, per i contenuti e il lavoro a supporto per confezionare il video.