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Inspiration Roundtable: una tavola rotonda dedicata all’Employee Experience

A conclusione del nostro percorso dedicato all’EX in ottica Agile e Data Driven abbiamo organizzato una mattinata di approfondimento per confrontarci su onboarding, career progression, cultura e riorganizzazione aziendale.

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Un momento di presentazione dell'evento Roundtable

Dopo più di due anni siamo finalmente tornati a organizzare un evento in presenza, ospitando nella nostra sede di Santarcangelo di Romagna speaker e partecipanti interessati al tema dell’Employee Experience e disposti a interagire in modo franco e spontaneo con domande, dubbi e idee.

Roundtable si è svolto solo in presenza ma volevamo comunque rendere tutti partecipi dei contributi e degli spunti emersi.
Oltre alla presenza di speaker d’eccezione, come Stefano Besana (EY), Lara Bianchi (Coop Alleanza 3.0), Marco Calzolari (Agile Reloaded), Silvia Orlandini (Reverse) e Marco Tagliavacche (RINA), ha visto la partecipazione di rappresentanti di alcune importanti realtà del territorio e non, come Caffeina, CREDEM Banca, Focchi Group, Gruppo Maggioli, Simple-Networks, Spiagge.it, Tulips e Passepartout Spa, che ringraziamo nuovamente per la disponibilità e per i contributi offerti.

Saper essere, saper fare

Silvia Orlandini, People & Culture Manager di Reverse, ha condiviso una panoramica delle attività che in azienda sono state messe in pratica per migliorare il processo di onboarding dei nuovi assunti in azienda.

Non esiste un tempo prestabilito che possa essere indicato come ideale per il processo di onboarding in azienda (da un sondaggio tra tutti i partecipanti sono emersi infatti risultati tra loro molto diversi tra loro: da 1 giorno a 1 anno) ma è chiaro che questa fase deve essere un vero e proprio rito di passaggio, un momento chiaro e definito durante il quale al lavoratore vengano trasmessi due concetti fondamentali:

  • Saper essere: definizione dei valori aziendali e del purpose;

  • Saper fare: specifiche del ruolo, obiettivi e mansionario.

La fase di onboarding va avviata il prima possibile, se possibile, sin dal momento della firma della lettera di impegno all’assunzione. Coinvolgere la persona in questo processo fin dai primi istanti è utile per fare sentire il newbie da subito parte integrante dell’azienda e ha lo scopo di far arrivare le persone in azienda già ingaggiate.
Al suo ingresso in azienda, alla persona nuova entrata consigliano di affiancare un buddy, un vero e proprio punto di riferimento a cui affidarsi per necessità di ogni genere.

Dal 2021 l’onboarding in Reverse si è evoluto nuovamente grazie a un team dedicato che comprende figure di top management, UX, tech e sales.
Applicando processi e metodi tipici della user experience, come ricerche, workshop e codesign hanno raccolto dati e informazioni sull’esperienza dei dipendenti al fine di migliorarla e renderla sempre più “centrata sulla persona.

I dati raccolti sono poi anche la base per la valutazione dell’efficacia del processo di onboarding stesso, questo in Reverse avviene grazie all’utilizzo degli OKR, che permettono di monitorare giorno per giorno gli obiettivi di crescita ed efficacia dei processi aziendali.

Academy

Con Lara Bianchi, Responsabile formazione di Coop Alleanza 3.0, abbiamo visto come si è evoluto il loro progetto Academy in seguito a una fusione che ha visto Coop Alleanza 3.0 diventare la cooperativa più grande a livello europeo con circa 20.000 dipendenti.

Academy è il punto di riferimento per la formazione dei dipendenti e soci di Coop Alleanza 3.0.
L’obiettivo era quello di mettere a sistema l’offerta formativa della cooperativa attraverso la creazione di una piattaforma in cui raccogliere le esigenze già esistenti prima della fusione e che non fosse “passiva” ma permettesse di diffondere la responsabilità della formazione su tutti i lavoratori e lavoratrici.

Un approccio basato su diversi livelli di formazione (obbligatoria, concordata tra azienda e dipendente e facoltativa), con percorsi di studi personalizzati in base al ruolo e quindi aggiornabile costantemente anche in seguito a cambi di ruolo in cooperativa.
La piattaforma si è evoluta in un vero e proprio capitale intangibile per Coop Alleanza 3.0 e oggi costituisce un importante assetto di business.

Molto interessante la distinzione, definita da Lara, tra formazione aziendale e change management: Academy gestisce la formazione organica, che soci e dipendenti possono o sono tenuti a fare nel loro sviluppo di carriera, seguendo i corsi previsti all’interno della piattaforma. Ma in caso di un cambio rapido richiesto dalla cooperativa (in termini di acquisizione di nuove skill in blocco, nuovi processi, ecc.) è necessaria una formazione che va a toccare aspetti del change management aziendale, organizzata in attività concentrate e mirate, per arrivare insieme e in tempi brevi all’obiettivo del cambiamento richiesto.

Il progetto Academy ha visto anche una revisione dei contenuti e del design system, con l’obiettivo di rendere il momento formativo riconoscibile in ogni sua variante e di mantenere coerenza con l’intero ecosistema digitale di Coop Alleanza 3.0.

Live sketch durante la prima tavola rotonda, con Silvia Orlandini e Lara Bianchi

Company Purpose

Con Stefano Besana (Director di EY e autore di Future of Work: le persone al centro) abbiamo visto come negli ultimi anni, complici anche i profondi impatti organizzativi richiesti alle aziende dalla situazione pandemica, le persone hanno cominciato a chiedere una maggiore personalizzazione dei processi dato che molti fenomeni, studi e ricerche* hanno dimostrato che quelli utilizzati finora hanno creato scompensi nella felicità e nel senso che le persone cercano nel lavoro.

È qui che per le aziende risulta decisivo lavorare sul purpose come perno della riorganizzazione dei processi.
Purpose inteso come senso richiesto dalle persone (non dimentichiamo che il lavoro è un generatore di senso importante sul quale, come individui, spesso scolpiamo anche una parte della nostra identità) e inteso come senso trasferito verso la richiesta di maggiore autonomia.

In questo quadro alcune aziende si trovano spesso spaesate, prendendo decisioni di carattere più cosmetico, come le ha definite Stefano, come ad esempio la settimana di 4 ore o l’hybrid work, le quali, però, se non vengono agganciate a valori condivisi e, appunto, al purpose, rischiano di risultare niente più di soluzioni di facciata.

Capire quindi i valori che le aziende riescono a portare sul mercato e capire soprattutto il valore che le persone al loro interno portano nella società è la chiave per interpretare questa sfida; una sfida urgente che non può non passare da una revisione profonda del senso rispetto a ciò che stiamo facendo.

Agile HR

Con Marco Calzolari (CEO e co-founder di Agile Reloaded) invece abbiamo provato a declinare, nel mondo delle risorse umane, il senso di una parola che come designer conosciamo bene: Agile.

Parola che Marco ha definito drogata, forse svuotata di senso, ma che nella sua accezione originale ne aveva uno molto preciso sintetizzabile in un concetto: ridurre il rischio di fare le cose sbagliate.

Come far sì, quindi, che Agile rappresenti un concetto adattabile anche alle risorse umane? Innanzitutto occorre partire da un presupposto: smettere di vedere i processi di trasformazione delle aziende come delle riorganizzazioni tout-court e rispondenti a un unico scopo; le trasformazioni nelle aziende sono processi costanti e interessano periodicamente ambiti e processi che al loro interno hanno bisogno di essere ripensati e riallineati agli scopi che l’azienda si prefigge.

Agile in questo senso funge da abilitatore e permette di concentrare gli sforzi su obiettivi piccoli, diversificati e misurabili.

Employee Journey

Marco Tagliavacche invece ci ha portato a scoprire il processo di mappatura dell’esperienza dei dipendenti all’interno di RINA (Registro Italiano Navale). Un lavoro iniziato come "attività a tempo perso", perché RINA voleva capire da Marco che cosa può fare il design in un’azienda come la loro, e che poi si è trasformato in un mandato forte da parte dell’area HR aziendale, per fissare i momenti di cui si compone l’employee experience al suo interno e per aprire un canale di ascolto con i dipendenti.

Un lavoro che ha visto il coinvolgimento di più di 200 persone e che si è tradotto in una mappa che ha permesso agli HR dell’azienda di comprendere avvicinare le organizzazioni ai bisogni dei dipendenti, applicando metodi e strumenti propri della UX ai processi aziendali.

In questo senso Marco ci ha fatto comprendere come il design abbia rappresentato uno strumento attraverso il quale l’azienda si è resa conto che dietro ciascun processo c’è un’esperienza diversa, che non è sempre positiva e sulla quale si può lavorare per migliorarla.

Live sketch durante la seconda tavola rotonda, con Stefano Besana, Marco Calzolari e Marco Tagliavacche

Tangible e l'Employee Experience

Agile e Data Driven sono i capisaldi che abbiamo utilizzato per impostare il dialogo sull’esperienza dell’employee.
Il rischio che vengano percepite come buzzword è alto, ma sono stati dei fari che ci hanno indicato la via da seguire durante tutto il percorso di Inspiration 2022.

  • Agile è un mindset, una mentalità di approcciare le cose per step, per esperimenti, incentrata più su persone e relazioni che su processi.
  • Data Driven perché, benché stiamo parlando di processi che riguardano l’esperienza delle persone, darsi degli obiettivi e dei metodi di misurazione e osservazione è necessario per poter avere delle basi concrete per un cambiamento, per di più se si basa sulla modalità Agile.

    Il cambiamento in atto richiede innovazione, innovazione richiede che ci sia della progettazione alla base, ed è una progettazione incredibilmente incentrata sulle persone, in particolare per l’EX.

    E’ un ambito in cui sentiamo di poter contribuire ed in cui sentiamo di poter portare degli strumenti e delle pratiche per poter instaurare un dialogo costruttivo.
    Noi stessi come Tangible, siamo un prototipo ed una palestra di EX, abbiamo dell’esperienza da poter portare e per di più ci sta particolarmente a cuore.

    Ci sentiamo quindi di poter affermare che il percorso di Inspiration 2022 non poteva concludersi in modo migliore.
    Dopo i 3 workshop interni la nostra voglia di approfondire il tema era sempre maggiore. Queste tavole rotonde hanno reso ancora più concrete e tangibili tutte le informazioni raccolte negli appuntamenti precedenti e come azienda in primis e come consulenti poi, ci sentiamo di aver fatto grossi passi avanti nella comprensione di un argomento tanto complesso quanto in continua evoluzione.

    Momenti durante le tavole rotonde di Inspiration Roundtable

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    *Toxic Culture Is Driving the Great Resignation - MIT SMRState of the global workplace - Gallup