Lesson Learned: migliorare la UX in Legacy Systems

Chi lavora nel mondo del design e dello sviluppo sa bene cosa significa affrontare un sistema legacy. Estremizzando un po', è come entrare in un museo di archeologia digitale: tecnologie obsolete, interfacce che sembrano provenire da un'altra epoca e flussi di lavoro che, nel tempo, si sono trasformati in un vero e proprio labirinto. Eppure, quei sistemi in qualche modo continuano a funzionare. Anzi, spesso sono il cuore pulsante delle operazioni aziendali.

Qualche settimana fa abbiamo letto un interessante articolo di Vitaly Friedman, in cui esplora proprio queste sfide, offrendo spunti su come migliorare la UX nei sistemi ereditati e nelle piattaforme esistenti. Le sue riflessioni ci hanno ispirato a condividere alcune delle lezioni che abbiamo appreso nei nostri progetti in Tangible, affrontando situazioni simili. 

In questo articolo vogliamo parlarvi di come ci si può avvicinare a questa "terra di mezzo" tra passato e futuro, trasformandola in un'opportunità di innovazione.

Un'eredità preziosa, ma ingombrante

I sistemi legacy rappresentano spesso l’evoluzione e lo specchio di anni di lavoro, decisioni aziendali e compromessi tecnologici. Nonostante le loro criticità, sono strumenti che hanno funzionato, e funzionano ancora, incarnando un patrimonio di conoscenza e adattamenti specifici per il business, un valore che merita di essere preservato.
Tuttavia, con il passare del tempo, molte di queste infrastrutture faticano a stare al passo con le aspettative degli utenti di oggi, mostrando interfacce complicate e flussi di lavoro articolati che, invece di semplificare, aggiungono passaggi spesso inutili e margini di errore.

A questa complessità tecnica si aggiunge una questione culturale altrettanto cruciale: i sistemi legacy sono spesso radicati in abitudini consolidate. Cambiarli significa toccare corde sensibili, suscitando resistenze che si manifestano con frasi come “Abbiamo sempre fatto così”.
Questa dinamica rende la modernizzazione non solo un lavoro tecnico, ma anche un processo di negoziazione e collaborazione con chi li utilizza quotidianamente. Trovare il giusto equilibrio tra innovazione e tradizione diventa, quindi, una sfida strategica e relazionale.

Un approccio strategico: piccoli passi verso grandi cambiamenti

Aggiornare un’infrastruttura storica non è come costruire qualcosa da zero. È più simile a una ristrutturazione: bisogna preservare ciò che funziona, migliorare ciò che non va e, nel frattempo, mantenere tutto operativo. Un compito complesso, ma non impossibile.

Conoscere gli utenti per conoscere il sistema

Ça va sans dire, prima ancora di mettere mano alla progettazione, è essenziale capire chi utilizza il sistema e perché. Parlare con chi ci interagisce quotidianamente, ci aiuta non solo a intercettare il suo modello mentale e le sue difficoltà ma anche e spesso può rivelare esigenze che non sono mai state prese in considerazione, aprendo la strada a soluzioni più mirate.
Nei progetti di modernizzazione non basta concentrarsi sugli utenti finali. In Tangible crediamo che sia fondamentale coinvolgere anche chi lavora sull’infrastruttura tecnica, perché conosce nel dettaglio le interdipendenze e i vincoli del sistema. Solo con questa collaborazione si può bilanciare innovazione ed efficienza.

Immaginiamo un gestionale, colmo di dati raccolti in anni e anni di lavoro da parte di agenti di vendita che hanno iniziato a lavorare in anni in cui il digitale era una nuova promessa e la carta la faceva da regina. Ora pensiamo non solo quanti dati ma quanti formati conterrà e avrà visto passare e accumularsi anche nei più reconditi meandri del sistema. Un sistema conosciuto da pochi, che magari non lavorano più in azienda e hanno portato con sè porzioni di conoscenza. Responsabili e utilizzatori si sono susseguiti nel tempo, portando nuovi approcci nell’uso di uno strumento che è cresciuto strato su strato, come fanno le città, uno stile architettonico dopo l’altro, in continua convivenza, seppur non sempre ottimale.
Da dove partire per innovare un sistema così complesso se prima non si parla con chi lo vive e spreme tutti i giorni della propria vita?

Il ruolo dell’infrastruttura infatti non è mai da sottovalutare. Solitamente tutto è interconnesso e parte di un ecosistema più ampio e complesso. La possibilità che viva su dipendenze nascoste o integrazioni con altri strumenti è molto alta e questo richiede un'attenzione particolare per evitare effetti domino imprevisti durante l’aggiornamento.

Iterazioni, non rivoluzioni

Secondo la Treccani, il verbo cambiare è portatore di molti significati, a seconda del contesto.

…cambiare significa diventare diverso da quello di prima, trasformarsi, passare da uno stato a un altro.

Fonte: Treccani, Cambiare - Significato ed etimologia

Pensiamo al design e al tema del cambiamento. Da designer, quando un sistema non porta al risultato sperato, il primo istinto è voler cambiare tutto.
Ma se in alcune situazioni questo approccio tranchant può essere il migliore, non sempre è il più adeguato quando si parla di sistemi legacy. 

Vi è mai capitato di accedere a una applicazione via smartphone e rimanere completamente disorientati dalla quantità di nuove funzionalità e contenuti? Immaginate ora un agente di vendita che per anni ha utilizzato un sistema costruito su criteri specifici, oppure un nuovo collega appena formato su quello stesso strumento. Inizia un nuovo giorno di lavoro, accede al sistema e… voilà, tutto è diverso. Pulsanti spostati, pagine riorganizzate, funzioni che non si trovano più. Il risultato? Caos, rallentamenti, ticket aperti per chiedere assistenza e richieste di aiuto ai colleghi più smart. Nel B2B, queste situazioni non solo causano frustrazione, ma impattano concretamente sui processi aziendali e sul dispendio di risorse.

Un approccio iterativo consente di valutare attentamente ogni passo e il suo impatto, lasciando spazio a una discovery continua.

Prioritizzare con intelligenza

Tra le altre cose, una delle lezioni più importanti che abbiamo appreso è che la modernizzazione di un sistema legacy deve partire dalle aree più critiche. Concentrarsi su ciò che ha un impatto diretto sulla produttività o sulla soddisfazione delle persone aiuta a generare valore immediato per il business ma anche per gli utenti e, di conseguenza, a costruire fiducia nel processo di cambiamento.

Organizzare un backlog di attività non è mai una sfida semplice. In molti dei progetti che seguiamo assume forme sfaccettate. Ma la vera sfida non è solitamente riempire il backlog, quanto tenere sotto controllo l’ordine di esecuzione dei task. Un ambiente collaborativo e aperto a tutti gli stakeholder ci ha spesso permesso di concludere che un cambiamento repentino non è sempre la mossa più saggia e che non tutte le revisioni sono una priorità assoluta.

Limare le resistenze

Cambiare tutto e subito, non solo può essere rischioso, ma può anche generare resistenze e frizioni tra le parti in causa. Coinvolgere tutti sin da subito si rivela sempre necessario. Non solo ti permette di individuare il giusto approccio al cambiamento ma anche di far sentire ogni persona parte attiva del lavoro. Questo consente di comprendere meglio le loro esigenze, costruire fiducia e assicurare che ogni cambiamento sia ben accolto. Questo approccio partecipativo è fondamentale non solo per ridurre resistenze, ma anche per facilitare la nascita e l’accoglienza delle soluzioni proposte e migliorarne l'efficacia.

Costruire con etica e accessibilità

In Tangible affrontiamo questi progetti con un principio guida: il design non è solo per oggi, ma anche per domani. Questo significa integrare considerazioni etiche, accessibilità e sostenibilità in ogni decisione progettuale.

Ad esempio, ripensare delle interfacce legacy permette di rimettere in gioco esperienze di utenti con esigenze specifiche, garantendone l’accessibilità e, passo dopo passo, abbattendo ogni barriera verso un utilizzo diffuso di quel dato sistema.

Perché è importante agire ora

Per molte aziende, il sistema legacy non è solo uno strumento, ma una zavorra, tanto pesante quanto complessa da smontare e rivedere. Rallenta i processi, rende difficile adattarsi al cambiamento e, in alcuni casi, può diventare un ostacolo alla competitività.
Innovare e modernizzare questi sistemi non è solo una questione tecnica; è un’esigenza strategica.

Investire nella riprogettazione di un sistema legacy significa ridurre i costi operativi, migliorare l’efficienza interna e offrire un’esperienza più soddisfacente ai propri utenti. Ma significa anche dare un segnale chiaro: la transizione digitale e l’innovazione non sono più opzioni, ma priorità.

Per affrontare queste sfide, esistono diverse strategie di migrazione, come illustrate dettagliatamente da Vitaly Friedman nel suo articolo. Dalla riprogettazione graduale al rilascio parallelo di un nuovo sistema, ogni approccio presenta vantaggi e sfide che vanno valutati caso per caso.

Se la tua azienda sta affrontando queste sfide, possiamo aiutarti a trasformarle in opportunità. Parlane con noi: insieme possiamo progettare un percorso che porti la tua piattaforma esistente dal passato al futuro, accompagnandoti nel viaggio verso un'innovazione sostenibile e concreta.