L’evoluzione dei Design Systems: Conoscere ed evitare le insidie nascoste

Sebbene i Design Systems offrano numerosi vantaggi in termini di standardizzazione, coerenza ed efficienza operativa, ci sono anche sfide e considerazioni da affrontare durante il processo di implementazione e gestione. Un design system di successo è frutto di tante sfide affrontate, alcune vinte e altre perse, ma tutte necessarie.

In questo articolo, esploreremo alcune delle difficoltà più comuni che le organizzazioni affrontano durante l'implementazione e la gestione di un Design System e proporremo soluzioni pratiche, adottando un approccio che combina l'analisi delle problematiche più comuni con suggerimenti concreti per superarle.

Coinvolgere le persone: il cuore del successo di un Design System

La creazione e l'implementazione di un Design System richiedono un notevole impegno iniziale di tempo e risorse. È necessario dedicare tempo alla ricerca, alla progettazione e alla documentazione dei componenti, nonché all'istruzione dei team sull'utilizzo del sistema. Questo investimento iniziale può essere difficile da giustificare per alcune organizzazioni, specialmente quelle con risorse limitate; ma è chiave nel ROI di un Design System.

Per avere successo, un Design System richiede il pieno coinvolgimento e l'adozione da parte di tutti i membri del team, compresi progettisti, sviluppatori e stakeholder. Tuttavia, persuadere tutti i membri del team ad adottare il sistema e a seguirne le linee guida può essere una sfida. È necessario investire tempo e sforzi nella formazione e nella comunicazione per garantire che il Design System non solo venga adottato, ma anche utilizzato efficacemente.

Sfide comuni

• Resistenza al cambiamento: Molti team possono resistere all'introduzione di un Design System, vedendolo come un'ulteriore imposizione piuttosto che come un'opportunità. È cruciale comunicare chiaramente i benefici, mostrando esempi concreti di come il Design System può semplificare il lavoro quotidiano.
• Formazione e supporto continuo: Il lancio di un Design System non è un evento singolare, ma un processo continuo che richiede formazione e supporto. Senza una comprensione profonda di come utilizzare il sistema, i team possono ricadere nelle vecchie abitudini, compromettendo la coerenza e l'efficacia del sistema stesso.

Soluzioni proposte

• Workshop e sessioni di onboarding: Organizzare workshop e sessioni di formazione personalizzate per diversi team può facilitare l'adozione. Queste sessioni dovrebbero essere interattive, permettendo ai partecipanti di sperimentare il Design System e comprendere come possa semplificare il loro lavoro.
• Ambasciatori del Design System: Questi individui possono guidare gli altri membri del team, rispondere a domande, fornire supporto durante l'implementazione e promuovere costantemente i vantaggi del sistema. In questo modo, il Design System viene integrato più facilmente nella cultura aziendale e l'adozione diventa più naturale e meno forzata.
• Feedback continuo: Creare un canale di comunicazione aperto per raccogliere feedback dal team è essenziale per l'evoluzione del Design System. Le persone devono sentirsi ascoltate e coinvolte nel processo di miglioramento continuo.

Farlo evolvere: un processo dinamico e continuo

Un Design System non è statico, ma evolve nel tempo per rispondere alle mutevoli esigenze del prodotto e dell'organizzazione. Zeroheight, annualmente, sonda lo stato dell’arte dei Design System su scala globale e gli insight che emergono sono interessanti.
Tra questi vi è la mancanza di un piano chiaro (aka governance system) per la sua evoluzione, che può portare a un sistema obsoleto e non allineato con le necessità attuali. Tuttavia, mantenere e aggiornare un Design System può essere complesso e richiedere risorse significative.

Mantenere la coerenza dell'esperienza utente su diverse piattaforme e dispositivi è una sfida. I Design Systems devono essere progettati in modo da essere flessibili e scalabili per adattarsi alle diverse esigenze di progettazione e interazione su dispositivi mobili, desktop e altri dispositivi.

Sfide comuni

• Obsolescenza: Senza una manutenzione continua, i componenti e le linee guida del Design System possono diventare rapidamente obsoleti, specialmente in un ambiente in rapida evoluzione come quello digitale.
• Scalabilità: Con la crescita dell'organizzazione, anche il Design System deve scalare. Questo può includere l'aggiunta di nuovi componenti, l'aggiornamento delle linee guida esistenti o l'adattamento a nuove tecnologie e piattaforme.

Soluzioni proposte

• Piano di manutenzione e aggiornamento: Stabilire un processo regolare per la revisione e l'aggiornamento del Design System è fondamentale. Questo processo dovrebbe includere la revisione dei componenti esistenti, l'introduzione di nuove tecnologie e l'adattamento alle tendenze del settore.
• Collaborazione cross-team: Coinvolgere diversi team nella manutenzione del Design System può aiutare a garantire che il sistema rimanga rilevante e utile. Le revisioni periodiche dovrebbero includere input da parte di sviluppatori, designer e stakeholder aziendali.
• Audit periodici: Possono essere effettuati ogni sei mesi o annualmente e dovrebbero includere la revisione dei componenti esistenti, delle linee guida e delle pratiche di design per assicurarsi che siano ancora allineati con le esigenze attuali del prodotto e del mercato.

Non è solo uno UI Kit: comprenderne la differenza e la portata

Un Design System è spesso percepito come una semplice raccolta di componenti UI pronti all'uso, ma questa visione riduttiva può limitare il suo vero potenziale. Infatti, un Design System va ben oltre la gestione di interfacce grafiche e comprende un ecosistema più ampio di principi, linee guida e processi che influenzano l'intera esperienza utente e la coerenza del marchio.

Adottare questa prospettiva più ampia non solo migliora la coerenza e l'efficienza, ma permette anche di creare esperienze utente più significative e allineate con la missione dell'organizzazione.

Sfide comuni

• Riduzione a mero UI kit: Trattare il Design System come un semplice kit di interfacce utente può portare alla mancanza di coerenza nell'esperienza utente, con componenti che non sono progettati per lavorare insieme in modo armonioso. Questo approccio limita il potenziale del Design System e può creare disconnessioni tra i vari prodotti e servizi di un'organizzazione.
• Mancanza di una visione olistica: Quando un Design System è visto solo come uno strumento per gestire le interfacce, si perde di vista l'importanza di collegare questi elementi con la visione, la missione e i principi del brand a un livello più alto. Questo può portare a una disconnessione tra il design dell'interfaccia e gli obiettivi strategici dell'organizzazione.

Soluzioni proposte

• Definire principi e linee guida: Un buon Design System deve includere non solo componenti UI, ma anche linee guida e principi che spiegano come e quando utilizzare ciascun componente. Questi principi devono essere collegati alla visione e agli obiettivi dell'organizzazione, garantendo che il Design System supporti una strategia di design coerente a tutti i livelli. Questo include non solo il livello dell'interfaccia, ma anche il design di prodotti, servizi e persino l'identità del brand.
• Un ecosistema di Design Systems: In organizzazioni complesse, il Design System per le interfacce è solo uno dei molti livelli di sistemi di design. Possiamo immaginare un'organizzazione come un insieme di "ristoranti" con menù differenti, ma che condividono un DNA comune. Allo stesso modo, un'organizzazione può avere più sistemi di design — per interfacce, prodotti, servizi e brand — che, sebbene operino in modo indipendente, devono essere collegati tra loro attraverso principi condivisi e processi di coordinamento.
  La chiave è creare collegamenti tra questi diversi sistemi per garantire che le decisioni prese a un livello influenzino positivamente gli altri, mantenendo però la flessibilità necessaria per adattarsi alle specificità di ciascun contesto.
• Documentazione completa e accessibile: La documentazione del Design System deve essere più di un semplice catalogo di componenti. Dovrebbe includere casi d'uso, best practice, esempi di implementazione e spiegazioni dettagliate dei principi che guidano il design. Questo non solo aiuta i team a utilizzare il sistema in modo coerente, ma fornisce anche un contesto più ampio che collega l'interfaccia utente ai principi di design più elevati e agli obiettivi aziendali.

Implementare e gestire un Design System è un’impresa che richiede impegno, risorse e una visione a lungo termine. Sebbene ci siano sfide significative da affrontare, come quelle che abbiamo analizzato precedentemente, i benefici superano di gran lunga gli ostacoli.

Un Design System ben gestito può diventare un potente asset per migliorare l’efficienza, la coerenza e l’innovazione all’interno di un’organizzazione. È per questo motivo che, in tutti i nostri progetti, ove possibile, cerchiamo sempre di partire mettendo ordine in quanto già esistente e creando componenti e strumenti per consolidarlo, oltre a definire insieme processi di gestione e modalità di raccordo con devs, marketing, brand manager e gli stakeholders in generale.

Non scoraggiatevi di fronte alle difficoltà, ma considerate ogni sfida come un'opportunità per rafforzare il vostro Design System e trarne il massimo vantaggio. Iniziate valutando lo stato attuale del vostro Design System e pianificate il prossimo audit o workshop di aggiornamento per assicurarvi che stia evolvendo insieme alla vostra organizzazione. Solo così potrete garantirvi che il Design System continui a essere un asset strategico, in grado di supportare la crescita e l'innovazione nel lungo periodo.