L'accessibilità dei contenuti si decide prima di produrli

Un bilancio di sostenibilità in PDF. Il report in Word che un cliente riceve ogni trimestre. Il ciclo di slide che accompagna una gara. La lettera che comunica a migliaia di persone un cambio di condizioni contrattuali. Sono i contenuti che arrivano davvero a clienti e cittadini ed escono da comunicazione, marketing, redazioni interne, uffici legali, documentazione di prodotto.

Quando l'accessibilità entra in un flusso di lavoro, di solito entra alla fine, come controllo su qualcosa che è già stato prodotto, un passaggio che nessuno ha mai disegnato più che un passaggio trascurato da qualcuno. Ma quello è il punto in cui il margine di manovra è più piccolo, perché le correzioni costano più di quanto sarebbero costate a monte e si fermano dove si riesce a intervenire senza rifare il lavoro.

Un documento con l'ordine di lettura sbagliato si sistema in mezz'ora, mentre un documento costruito su un impianto sbagliato si può soltanto rifare da capo. Quasi nessuno lo rifà.

La superficie accessibile è fatta di documenti

Dal 28 giugno 2025 l'obbligo di accessibilità digitale è sceso di soglia, dai 500 milioni di fatturato di prima ai due milioni di euro e dieci dipendenti di oggi. Ne avevamo scritto quando era ancora un orizzonte e non una scadenza passata, in un pezzo su come l'accessibilità può diventare un'opportunità più che un vincolo.

Vale anche per i documenti digitali, quanto per un sito o un'app. La platea però ora è cambiata: migliaia di organizzazioni che non hanno mai avuto un processo di accessibilità trovano ora nei propri documenti la prima cosa da mettere in ordine.

Dove un presidio sull'accessibilità esiste, sta quasi sempre sul sito e sulle app. È un terreno dove esistono standard consolidati e fornitori a cui chiedere conto.
La superficie con cui le persone entrano in contatto però è spesso un'altra. Un cittadino incontra la pubblica amministrazione attraverso un avviso da scaricare, un cliente di una banca riceve un contratto in PDF e un riepilogo in Excel, mentre chi lavora in azienda passa la giornata dentro presentazioni e documenti condivisi.
Questi file sono la parte più estesa e più trascurata della superficie accessibile di un'organizzazione.

Il motivo per cui restano scoperti è organizzativo prima che tecnico. Le competenze di accessibilità si concentrano dove si progettano prodotti digitali, mentre i documenti nascono altrove, in funzioni che lavorano con scadenze strette e su modelli ereditati da anni, dove nessun brief ha mai contenuto un requisito di accessibilità. L'offerta formativa italiana segue la stessa geografia e si rivolge soprattutto a chi lavora su siti e applicazioni.

Quando la conformità tecnica smette di bastare

Passando dal sito ai documenti cambia anche il modo in cui il contenuto viene consumato: un documento si legge in sequenza, dall'inizio alla fine. Una struttura corretta ne garantisce l'ordine di lettura e la possibilità di saltare al punto di interesse, non la comprensione.

Gli strumenti di produzione hanno già un controllo di accessibilità integrato ed è utile perché trova le immagini senza testo alternativo e i contrasti insufficienti. Quello che non trova è tutto ciò che richiede di capire il significato del documento: un ordine di lettura che ha senso visivo e non logico, la lingua non dichiarata in un paragrafo tradotto, una tabella usata per impaginare, un titolo messo in grassetto invece che marcato come titolo.
Sono errori che una macchina non riesce a distinguere da scelte intenzionali.

Poi c'è una parte che le linee guida non trattano affatto: il lessico, la sintassi, la lunghezza dei periodi e gli artefatti linguistici che si sedimentano nei documenti istituzionali e che nessuno rimette in discussione perché si è sempre scritto così.

Una comunicazione tecnicamente conforme e scritta in 'burocratese” resta inutilizzabile per chi ha una disabilità cognitiva e per chi legge in una lingua diversa dalla propria. Il linguaggio chiaro è la parte che decide se un documento accessibile è anche usabile e questo è il punto che sta fuori dalla portata di qualsiasi verifica automatica.

Chi può fermare un documento

In quasi tutti i flussi di produzione di contenuti esistono quattro passaggi: chi scrive, chi dà forma, chi approva, chi pubblica. La domanda operativa riguarda i ruoli, ossia, in quale di questi passaggi qualcuno ha l'autorità di dire che un documento non esce? E quella persona sa cosa cercare, per riconoscerlo?

Nei prodotti digitali quel presidio si costruisce rendendo esplicite le decisioni di accessibilità, ad esempio con le annotazioni di accessibilità.
Nei documenti le persone coinvolte sono molte di più, quindi il presidio deve stare nei modelli e nei momenti di revisione che già esistono, invece di dipendere dall'attenzione individuale di chi produce.

Sull'archivio già pubblicato la risposta è meno comoda: non si rimedia per intero, si prioritizza per uso reale. Il flusso di produzione, al contrario, si sistema una volta sola e smette di produrre debito nuovo.

Perché ne abbiamo fatto un corso on-demand

Su questi problemi lavoriamo da anni dentro progetti di consulenza di vario tipo, dal settore bancario fino alla pubblica amministrazione, dove l'accessibilità dei documenti è una questione quotidiana. La consulenza però arriva al team di progetto, mentre chi produce documenti ogni giorno resta fuori. È proprio questo il divario che ci ha convinti a mettere il metodo che usiamo nei progetti in un corso, cosa che facciamo per la prima volta.

Si chiama “Progettare contenuti accessibili nei flussi di lavoro reali” ed è composto da tre moduli, diciotto lezioni e quasi cinque ore di video, con un quiz per modulo e un test finale.
La parte dedicata all'applicazione pratica vale da sola quasi tre ore e attraversa Word, Excel, i PDF e InDesign. Al termine rilasciamo un attestato di completamento.

Le lezioni sono tenute da sette persone del nostro team che lavorano su progetti reali: Ilaria Mauric, Caterina Amato, Silvia Riva, Valentina Marzola, Giada Cantoni, Claudio Guerra e Rita Caporrino. Alla redazione dei contenuti ha contribuito anche Ilenia Baronio.

Il corso lavora sui documenti che le persone scrivono e impaginano per essere letti. Restano fuori i documenti compilabili o da firmare e quello che i sistemi informativi generano in automatico. È pensato per essere seguito in autonomia e si può attivare anche per un team, che è il modo in cui ha più senso, dato che il problema che affronta è distribuito tra funzioni diverse.

Quando la decisione si sposta a monte, l'accessibilità dei contenuti smette di essere un progetto a sé e diventa parte del mestiere di chi produce documenti. È il punto in cui un'organizzazione può smettere di rincorrere le correzioni e questo corso lo abbiamo costruito per questa ragione, per portare le competenze dove i documenti nascono, prima che ci sia qualcosa da correggere.